Praca zdalna z Windows - koncepcja rozwiązania dla firm (domena Windows AD)
-
Mateusz Bohonos, Product Manager One Step Cloud
W czasie gdy do Polski nadszedł wirus niosący za sobą chorobę COVID-19, wiele firm zmuszonych było przeprowadzić transformację cyfrową swojego przedsiębiorstwa z dnia na dzień. Umożliwienie pracy zdalnej pracownikom stało się priorytetem wielu właścicieli.
Dla niektórych był to impuls do profesjonalnego wdrożenia cyfryzacji w firmie, a dla innych czas łatania dziur przy użyciu tymczasowych rozwiązań w postaci np. oprogramowania do zdalnego pulpitu.
Takie rozwiązanie oczywiście można było zastosować bardzo szybko, lecz wygoda i optymalizacja działania pozostawia wiele do życzenia.
Najpopularniejsze narzędzie tego typu – darmowy TeamViewer – najlepiej sprawdza się przy krótkotrwałych połączeniach, na przykład podczas obsługi zgłoszeń serwisowych. Kliku-kilkunastogodzinne korzystanie za jego pośrednictwem z włączonego w biurze komputera rodzi szereg problemów, z którymi zmagają się zarówno działy IT, jak i użytkownicy. Warto nadmienić, że korzystanie z niego w sposób darmowy jest tylko do użytku domowego.
„Znowu wywaliło mnie z programu”
Największym problemem jest niska wydajność, która potrafi poważnie utrudnić i spowolnić pracę. Powodów jest tu kilka:
- Połączenie do komputera w biurze zawsze mocno obciąża łącze, a przy tym jest nieefektywne. Może nam to wręcz uniemożliwić pracę nad zaawansowanymi aplikacjami, które cechują się dużą dynamicznością wyświetlania obrazu (np. CAD)
- Używamy dwóch komputerów jednocześnie i nie wyłączamy (biurowego) na noc, bo nie ma kto go włączyć z rana. O oszczędzaniu energii nie ma mowy.
- Nie każdy pracownik posiada odpowiednie zasoby w domu – ma limit danych do wykorzystania przez Internet, lub zwyczajnie nie ma domowego komputera
Jak zatem skutecznie przygotować się na przyszłe, nieprzewidziane okoliczności i stworzyć pracownikom możliwość bezpiecznej pracy zdalnej?
Przyjrzyjmy się trzem rozwiązaniom, które w różnym stopniu przenoszą obciążenia robocze poza komputer użytkownika.
- Korzystanie z aplikacji udostępnionej przez internet
- Korzystanie z wirtualnego pulpitu poprzez serwer terminali
- Stworzenie konta firmowego w domenie Windows z kontrolerem AD
Korzystanie z aplikacji udostępnionej przez internet
Mowa tu o sytuacji, gdy pracownicy korzystają z aplikacji, która może zostać umieszczona w chmurze zamiast na komputerze włączonym w biurze. Jeśli nie nie ma potrzeby korzystania z systemów operacyjnych w biurze (Windows / Linux), to takie narzędzie w chmurze powinno być wystarczające.
Na przykład: Posiadamy aplikację do transakcji na giełdzie, która jest zainstalowana na serwerze (może być w chmurze) i udostępniona użytkownikom pod odpowiednim adresem URL. Logujemy się do aplikacji bezpośrednio przez Internet i korzystamy.
Zalety:
- Prostota migracji serwera jeśli nie posiadamy infrastruktury, by udostępnić serwer publicznie, co często chmura daje w cenie (publiczny adres IP, szybkie łącze itp.)
- Niskie koszty – udostępniamy tylko jeden serwer
- Elastyczność – można wyłączyć serwer w chmurze po godzinach pracy płacąc za niego cenę 160 godz. / miesiąc zamiast 730 godz.
- W chmurze możemy modyfikować zasoby serwera w momentach kiedy tego potrzebujemy
- Profesjonalne zabezpieczenie serwera przy użyciu certyfikatów i firewall’i
Wady:
- Tylko specyficzna aplikacja i praca w całości na danym oprogramowaniu umożliwia takie rozwiązanie
- Jesteśmy ograniczeni do funkcjonalności jakie daje nam aplikacja
- Jest to tylko udostępnienie aplikacji wszystkim użytkownikom, a nie współpraca sieciowa
Korzystanie z wirtualnego pulpitu (serwer terminali)
Rozwiązanie polega na stworzeniu serwera w chmurze (np. onestepcloud.pl) i nadaniu dostępów do takiego serwera wszystkim pracownikom poprzez założenie kont. Wszyscy pracownicy korzystając z Internetu, logują się na dany serwer przez swoje osobne konta i pracują na przypisanym pulpicie. Tacy użytkownicy mogą wymieniać między sobą pliki w ramach jednego serwera. Administrator może nadać dostępy do poszczególnych folderów wspólnych. Do połączenia można wykorzystać połączenie klienckie VPN, co zwiększa bezpieczeństwo połączenia. Konieczne jest łącze o dobrej przepustowości, dzięki któremu nie będziemy odczuwali skutków pracy na przez Internet.
Zalety:
- Bezpieczny dostęp do serwera i wszystkich plików przez wskazanych pracowników
- Możliwość wyłączania maszyny (np. na noc) / zmniejszania zasobów maszyny w chmurze i przy tym obniżenie kosztów
- Bezpieczne dane, które mogą być współdzielone przez użytkowników serwera
- Wszystkie obliczenia (działania) wykonywane na danym serwerze i od niego zależy jak szybko dana operacja się wykona. Nie potrzebujemy mocnych komputerów na których pracujemy
- Możliwość nadania odpowiednich uprawnień użytkownikom (dostępowych do folderów)
- Dostęp do aplikacji desktopowych, pakietu office
- Utrzymywanie jednego serwera, a nie komputera per użytkownik gdyż użytkownicy często korzystają ze swoich komputerów jako ‘wyświetlaczy’
- Łatwiejszy backup jednego serwera, danych i plików użytkowników
Wady:
- W przypadku potrzeby korzystania z serwera przez kilku użytkowników, należy zwiększyć moc serwera (na OSC w prosty sposób, poprzez suwak) co powoduje zwiększenie kosztów.
- Należy opłacić licencję za serwer (ok 250 zł / serwer)
- Należy opłacić licencję za każdego użytkownika nie administracyjnego Windows, czyli RDS (Remote Desktop Services) licencja CAL ok 30 zł / os.
Stworzenie konta firmowego Windows w domenie AD
Najbardziej popularnym i wręcz modelowym rozwiązaniem jest stworzenie firmowego konta domeny Windows wraz z kontrolerem domeny. Serwery można (o ile mamy odpowiednie warunki dotyczące przestrzeni, bezpieczeństwa, klimatyzacji itd.) postawić w biurze, lub stworzyć w chmurze, czyli np. poprzez One Step Cloud. W chmurze umieszczamy jeden serwer kontrolera domeny AD, który przetrzymuje profile użytkowników Windows (pracowników). Odpowiedzialny jest za tworzenie nowych kont użytkowników i nadawanie odpowiednich uprawnień. Drugim serwerem jest serwer plików, na którym automatycznie synchronizujemy wszystkie foldery, które są udostępnione w danych komputerach pracowniczych. Warto wspomnieć, że potrzebne jest stabilne łącze o dobrej przepustowości min 100 Mb/s. Na przykład – gdy podłączony do domeny firmowej pracownik zapisuje u siebie na komputerze plik w folderze Dokumenty, pliki są automatycznie synchronizowane z profilem na serwerze. To umożliwia, po zalogowaniu do konta Windows, dostęp do naszych plików z różnych komputerów. Pracownicy, aby połączyć się do serwera, na którym oparta jest sieć firmowa, wykorzystują połączenie VPN, które należy odpowiednio skonfigurować.
Zalety:
- Opłacając licencję za Windows Server Standard, możemy stworzyć nieograniczoną liczbę kont systemu Windows (nie musimy opłacać licencji CAL – Remote Desktop Services). Konieczne jest za to posiadanie na komputerach oprogramowania Windows PRO, aby podłączyć do kontrolera domeny
- Pełna kontrola nad kontami firmowymi używanymi przez pracowników
- Wraz z odpowiednią konfiguracją VPN, możemy zarządzać odpowiednimi dostępami użytkowników
- Szybkość dodawania / usuwania kont pracowniczych
- Administrowanie wszelkimi uprawnieniami do poszczególnych folderów (edycja / odczyt) oraz możliwości instalacji oprogramowani na komputerze pracownika
- Pracownik wykorzystuje moc swojego komputera do korzystania z aplikacji / narzędzi. W chmurze dokonuje się autoryzacja dostępów do plików i archiwizacja ich
- Możliwość łączenia się do serwerów plików zdalnie poprzez VPN
- Możliwość raportowania i audytowania dostępu do plików
- Możliwość automatyzacji (link do art. Roberta)
- Pozostałe zalety chmury z rozwiązania wyżej – koszty, utrzymanie, zmiana zasobów
Wady:
- Należy opłacić licencję za Windows Server Standard (ok 250 zł / serwer) – tak samo jak przy serwerze terminali
- Gdy pracujemy zdalnie – konieczność otwierania połączenia VPN (przy każdym odblokowaniu komputera), by móc łączyć się do folderów sieciowych (udostępnionych pracownikom firmy)
- Jeśli chcemy dołączyć sieć firmową (LAN), to istnieje konieczność odpowiedniego rozwiązania sieciowego [VPN site to site] i odpowiedniej infrastruktury (szybkie łącze internet i odpowiedni router), by móc sprawnie korzystać z folderów sieciowych i nie łączyć się każdorazowo poprzez VPN (uzupełnienie dla punktu powyżej)
Ważne, aby praca była bezpieczna
Najważniejszym aspektem w doborze rozwiązania do pracy zdalnej jest bezpieczeństwo. Jego naruszenie może kosztować firmę wiele – a użytkownicy pracujący zdalnie są dla cyberprzestępców wymarzonym celem. Jak ustalił w kwietniowym badaniu producent rozwiązań z zakresu cyberbezpieczeństwa, Barracuda Solutions:Masowe przejście na pracę zdalną zaowocowało natychmiastowym przyrostem ataków nakierowanych bezpośrednio na nieuwagę lub niewiedzę pracowników firm.51% respondentów badania zaobserwowało wzrost liczby e-mailowych ataków phishingowych od czasu przejścia na model pracy zdalnej, a 46% doświadczyło co najmniej jednego zagrożenia bezpieczeństwa.
55% stwierdziło, że nie wdrożyłoby pracy zdalnej w ciągu najbliższych 5 lat, gdyby nie kryzys COVID-19, ale 56% planowało kontynuować szeroko zakrojoną pracę zdalną nawet po zakończeniu kryzysu.
Jednocześnie, 40% respondentów obcięło swoje budżety IT w ramach szukania oszczędności w kryzysie spowodowanym epidemią. Dlatego zawsze należy zadać sobie pytanie: „Co chcemy osiągnąć?” , „Na ile chcemy zabezpieczyć swoją organizację?” i „Ile chcemy wydać pieniędzy na rozwiązania klasy Enterprise?”. Podstawowym czynnikiem ekonomicznym powinno być jednak, nie ile to kosztuje w danej chwili, lecz co się stanie jeśli:
- Dane firmowe zostaną wykradzione
- Nasz serwer nagle się zepsuje i stracimy dane
- Ktoś przypadkowo usunie dane (np. bazę kontaktów firmy, dokumenty księgowe)
- Nasz administrator, który zajmuje się naszymi serwerami / siecią nagle przestanie być dostępny?
