Company resources available from anywhere. Remote work, website and email hosting - how much does it cost? eng

According to the Pracuj.pl survey, conducted at the end of April 2020, as many as 6 out of 10 employees performed their duties remotely.

7 out of 10 expected the role of this model to grow in the future. Business owners share the same opinion. Therefore, they are exploring the possibilities of safely transferring processes to the environment available remotely.
 
How does it look like in a small business in terms of time and cost? One of our clients agreed to use his company’s example to better explain the logistics of one of the notorious ‘transition to the cloud’ models.
 

About the client

Company X deals with office work. Its job is to communicate with clients, institutions and exchange text files and spreadsheets between employees.

 

There are ten employees, working from 8 a.m. to 4 p.m. Everyone worked remotely during the pandemic. They use laptops with Windows 10 Pro, create documents with Microsoft Office, without any centrally installed applications. The files are stored on the server, but it is not possible to properly protect it (air conditioning, physical protection). Documents to be prepared or consulted are sent by e-mail, and this process turned out to be the weakest link during the pandemic.

Communication problems and full mail

 

Even before working remotely, employees complained about limited e-mail space and poor file access. When everyone started working from home, mail folders became the only way to access archival documents without going to the office. Electronic communication has caused only increase the amount of messages, which further worsened access and e-mail productivity.
 

 

Firma X posiada połączenie od lokalnego dostawcy Internetu. Prędkość to ok 600 Mb / s. Stabilne. Router nie posiada możliwości zabezpieczenia VPN, więc należy go wymienić. Pracownicy w biurze są w odległych miejscach, więc potrzeba dwóch punktów rozgłaszania WI-FI.

Firma posiada 2 urządzenia wielofunkcyjne (drukarki, z których chcieli drukować za pomocą wi-fi oraz, zapisywać skany na serwerze). Okablowanie było wystarczająco dobrze wykonane i zabezpieczone, ale firma nie posiada UPS-a do routera.

Firma chciała przenieść także hosting (1 stronę www WordPress [informacyjna], oraz pocztę). Poczta zawierała się w ilości 10 kont pocztowych. Wielkość poczty to 30 GB danych. Firma posiadała standardowe rekordy w DNS-ie przypisane dla usług poczty/www/ftp.

Oczekiwania klienta

Bolączki związane z utrudnionym dostępem sprawiły, że klient już na wstępie miał jasno określone oczekiwania – chciał poprawić dostępność i bezpieczeństwo dokumentów. Wstępna lista brzmiała tak:

Miejsce do wymiany plików w chmurze, przy czym:

  • foldery powinny posiadać określone uprawnienia dla określonych użytkowników
  • Pliki znajdujące się na serwerze powinny być archiwizowane (backup)
  • Tak samo jak pliki znajdujące się u pracowników na komputerach w folderze Dokumenty oraz Pulpit.

Pracownicy firmy chcą posiadać możliwość pracy zdalnej z bezpiecznym dostępem do plików.

Pracownicy także chcą posiadać możliwość archiwizowania poczty. W firmie konieczne jest ustalenie polityki bezpiecznych haseł, instalacji aktualizacji systemów operacyjnych.

Firma nie chce kupować nowego serwera, ponieważ nie posiada odpowiednio zabezpieczonego miejsca na niego.

Jak podeszliśmy do tematu?

Klient oczekiwał przede wszystkim porządku w zasobach i bezprzerwowego działania. Ze strony sieciowej prace oparły się więc na uporządkowaniu infrastruktury i usadowieniu fizycznego sprzętu sieciowego wraz z przymocowaniem AP w odpowiednich miejscach, aby zapewnić prawidłową propagację sygnału WiFi.

Jako że urządzenie router nie wspierał połączenia S2S VPN [site-to-site VPN] w nowym rozwiązaniu zaproponowano urządzenie UTM marki Fortinet FG-40F. Urządzenia te charakteryzują się kompletną ochroną styku sieci. Fortigate umożliwił konfigurację tuneli IPSec VPN do serwerowni Intratel oraz dodatkowo zapewnił dostęp do zasobów firmy pracownikom mobilnym. Dzięki możliwości integracji z kontrolerem domeny, podczas logowania SSL VPN używamy haseł oraz użytkowników domenowych.

Dzięki temu możliwe było bezpieczne połączenie pomiędzy pracownikami, siecią w firmie oraz serwerem w chmurze.

Kolejne wyzwanie dotyczyło hostingu i poczty

Prace polegały na przeniesieniu domeny wraz ze stroną www. Dodatkowo firma Intratel koordynowała przeniesienie poczty (10 kont) i usytuowanie wszelkich danych pocztowych na wirtualnym serwerze w swoim centrum danych. Cała poczta znalazła się w chmurze, dostępna z każdego miejsca z połączeniem do Internetu. Szczegółowy zakres prac objął:

  • Stworzenie serwera pocztowego w firmie Intratel
  • Przeniesienie domeny internetowej i hostingu strony internetowej
  • Stworzenie kont pocztowych dla wszystkich pracowników Kancelarii
  • Migracja poczty wszystkich pracowników na serwery firmy Intratel
  • Rozpoczęcie archiwizacji poczty na serwerach Intratel
  • Migracja delegacji dns oraz domen do Intratel

Klient często zaznaczał, że nie ma miejsca
ani warunków na instalację fizycznego serwera.

Utworzono więc wirtualny serwer w chmurze firmy Intratel. Na danym serwerze został zainstalowany i skonfigurowany kontroler domeny Windows AD. Serwer będzie służył do autoryzacji pracowniczej i umożliwienia administrowania dostępami do plików i instalacji oprogramowani na komputerze. Stworzenie miejsca na udostępnione pliki z odpowiednimi uprawnieniami. Ustawienie serwera wydruków. Utworzenie kont w Active Directory (AD), stworzenie skrypt logowania, struktury plików, oraz nadanie uprawnień; Podłączenie komputerów do domeny, migracja użytkowników. Dodatkowo serwer będzie pełnił funkcję automatycznej synchronizacji plików z kont użytkowników z folderów Pulpit i Dokumenty.

Dzięki temu rozwiązaniu, można było nadać odpowiednie uprawnienia do folderów dla poszczególnych osób. Możliwe było także ograniczenie możliwość instalacji oprogramowania na komputerach firmowych. Wszystkie pliki pracowników są kopiowane na serwer i archiwizowane, co daje bezpieczeństwo przechowywania informacji.

Ile to kosztowało?

Zanim przejdziemy do wyceny, warto zaznaczyć, że właśnie teraz rusza dofinansowanie na cyfryzację procesów w przedsiębiorstwie np. zakup serwerów, komputerów, oprogramowania, infrastruktura sprzętowa do pracy zdalnej np. komputery, tablety, laptopy, narzędzia i licencje do komunikacji i współpracy podczas pracy zdalnej np. oprogramowanie sieciowe, narzędzia i platformy do komunikacji/połączeń, narzędzia do zarządzania zadaniami/przechowywania plików. Wszystko w związku z dostosowaniem przedsiębiorstwa do działalności w czasie pandemii COVID-19. Granty są przyznawana przez Podlaską Fundację Rozwoju Regionalnego (PFRR) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020

Najistotniejszą rzeczą jest, że Bon (grant) w wysokości dofinansowania do 90% kosztów kwalifikowanych (nie większych niż 100 tyś.) mogą otrzymać mikro przedsiębiorcy, mali przedsiębiorcy lub średni przedsiębiorcy, mający siedzibę lub prowadzący działalność gospodarczą co najmniej od 1 stycznia 2019r.

 

Źródło: https://bonantywirusowy.pl/
Więcej na ten temat znajdziecie w artykule Roberta Świsłockiego:

Szansa dla przedsiębiorstw na dostosowanie się
do sytuacji kryzysowej związanej z epidemią COVID-19
i nowe otwarcie po jej zakończeniu.

Poniżej przedstawiono przykładową wycenę i szczegółowy zakres poszczególnych prac. Podane ceny są cenami netto. Ceny określają wydatek jednorazowy, chyba, że określono inaczej przy cenie wraz z określeniem okresu uiszczania opłaty.

Ceny są wyłącznie poglądowe i zależą od wielu czynników w danej firmie.

Konkluzje i wnioski

Za podaną wyżej cenę posiadamy w pełni zabezpieczone środowisko z możliwością pracy zdalnej u wszystkich pracowników. Sieć jest zabezpieczona przed wypływem danych, a same dane archiwizowane. Serwer w chmurze daje możliwości wyłączenia go na czas gdy nie pracujemy oraz elastyczność konfiguracyjną (modyfikacja przestrzeni dyskowej). Bardzo ważną kwestią jest spokój klienta o profesjonalne zabezpieczenie serwera i dostęp do danych. Rozwiązanie z którego korzystają korporacje możemy mieć u siebie już za kilka tysięcy po skorzystaniu z dofinansowania.

Przykładowa osoba, która pomoże w sprawach dofinansowania: Tomas Consulting i Krzysztof Paszko.