Cloud - what is it and how to check if it is worth it?

December 1, 2020
Marcin Kaczmarek

The use of the cloud may pay off well. But before we can count and determine the benefits, we need to make a conscious decision about what and how we want to move to the cloud. And find out what the cloud really is.

Partner of the material is Intratel, operator of One Step Cloud service

What is the cloud? The definition often depends on who gives it and can be very hazy. A “cloud” is the term for a service to access the resource we need, which is “unknown where” on the Internet and is provided “unknown what”: what matters is only the effect, not the equipment by which it is obtained.

Looking for close everyday analogies, the use of the cloud can be compared to the remote work that is common in current times. It is a benefit that is created outside the company’s headquarters and whose employer sees only concrete results in terms of the consequences of his work.

The employer knows who exactly is doing the job, he may also be aware of what equipment is being used as he could provide it to employees. At the same time, however, he only sees the effects and does not know whether the employee is sitting at his desk in white-collar or maybe in a very informal outfit, lying in a hammock, holding his laptop on his belly.

Does the “employee cloud” in the form of remote working pay off? Usually, yes, especially when considering the non-financial benefits of allowing employees to stay at home. However, the “employee cloud” was imposed by circumstances and its implementation was not usually preceded by a cost-effectiveness analysis.

Zdarzało się nawet często, że praca zdalna była traktowana bardzo niechętnie, jako potencjalne niebezpieczeństwo dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, które przez zrezygnowanie z gromadzenia pracowników fizyczne w swojej siedzibie straci na nimi kontrolę i nie będzie w stanie wyegzekwować odpowiedniej wydajności lub dostępności.Praca zdalna nie może być na dodatek wprowadzona wszędzie, czasem ze względu na specyfikę wykonywanych obowiązków, czasem z powodu regulacji prawnych lub sposobu organizacji pracy.W przypadku chęci przeniesienia do chmury innych niż pracownicy zasobów sprawa wygląda zaskakująco podobnie – ewentualna decyzja powinna być poprzedzona szczegółową analizą celu, jaki chce się osiągnąć migrując do chmury. I już samo przestudiowanie tego pytania może się okazać opłacalne.

Po co migrować do chmury?

Chmura nie powinna być celem samym w sobie, lecz narzędziem pozwalającym na osiągnięcie wyznaczonego założenia biznesowego lub organizacyjnego.Wyznaczenie oczekiwanego rezultatu to pierwszy krok w określeniu, czy rzeczywiście chcemy korzystać z chmury. Jak pokazał podany wyżej przykład pracy zdalnej, do analizy zalet i wad trzeba podejść poważnie i systematycznie, gdyż inaczej można dojść do wniosków, które nie sprawdzą się biznesowo.Dariusz Sobolewski, prezes firmy Nieruchomości i Inwestycje, na pytanie o powody chęci migracji do chmury odpowiedział nam następująco:

Chcieliśmy mieć w firmie dane uporządkowane, bezpieczne i dostępne z każdego miejsca. Poza tym działamy w dwóch lokalach. Utworzyła się potrzeba posiadania czegoś, co pozwoliłoby nam w nieograniczony sposób mieć dostęp do wszystkich spraw, które dzieją się w biurze, maksymalnie usprawnić przepływ informacji nawet przy 10 osobach, które pracują „niestacjonarnie”.

Telepraca, której obawiało się tak wiele przedsiębiorstw, okazała się być ostatecznie tak opłacalna, że Twitter ogłosił oficjalnie chęć korzystania z „chmury pracowniczej” już zawsze i nie oczekuje, że zatrudnieni po opanowaniu epidemii wrócą do biur.Celem wprowadzenia pracy zdalnej była chęć zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom. Rozwiązanie pozwoliło ponadto na zapewnienie ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstw w sytuacji kryzysowej, zmniejszenie kosztów funkcjonowania przez ograniczenie wydatków wywoływanych przez obecność pracowników w biurze oraz zmianę kultury organizacyjnej.Analogiczne cele można postawić sobie analizując różne aspekty działania przedsiębiorstwa. Oczekiwanym rezultatem może być osiągniecie niższych kosztów operacyjnych, poprawa dostępności świadczonych usług, zwiększenie bezpieczeństwa danych, rozwiązanie problemu starzejącego się sprzętu, zwiększenie konkurencyjności dzięki dostępowi do najnowszych rozwiązań a nawet – co potwierdzają liczne przykłady z życia wzięte – zwiększenie prestiżu przedsiębiorstwa przez możliwość zapewnienia kontrahentów, że korzysta się z najgorętszych światowych trendów.

Cel, jaki chcemy osiągnąć, może i powinien być postawiony po dogłębnym przeanalizowaniu procesów biznesowych organizacji. Praktyka pokazuje, że często te procesy rozwijane są w sposób organiczny, bez odpowiedniego planowania, przez co wypracowane procedury działania nie muszą należeć do najbardziej optymalnych pod względem wydajności czy kosztów. Wdrożenie chmury, a nawet samo rozważanie takiej ewentualności, pomaga lepiej zrozumieć kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa i pokazuje, że przy okazji wdrażania nowej technologii warto jednocześnie popracować nad zniesieniem barier proceduralnych.

Co trzeba sprawdzić rozważając migrację do chmury?

Chmura, jak ustaliliśmy na początku tekstu, to rodzaj „czarnej skrzynki” zastępującej rozwiązania stosowane do tej pory w przedsiębiorstwie. Jako usługę można dziś zamówić praktycznie wszystko, jeśli chodzi o sprzęt i oprogramowanie: przez internet możemy mieć dostęp do dodatkowej przestrzeni pamięci masowej, mocy obliczeniowej, wirtualnych (i nie tylko) serwerów i innych urządzeń, a także do oprogramowania oraz całych środowisk pracy.

Po ustaleniu celu biznesowego lub organizacyjnego, jaki ma być osiągnięty dzięki migracji do chmury przychodzi czas na dogłębną analizę tego co i w jaki sposób może zostać przekształcone w świadczoną dla nas usługę.

1. Audyt procesów

Najważniejsze jest dokładne sprawdzenie, jakie procesy zachodzą w przedsiębiorstwie oraz które z nich realizowane są wewnętrznie, przy wykorzystaniu z zasobów firmowych, a które świadczone są już jako usługi przez podmioty trzecie.

2. Inwentaryzacja sprzętu i aplikacji

Należy także przeprowadzić dokładną inwentaryzację wykorzystywanego sprzętu IT oraz kosztów jego użytkowania. Jednocześnie trzeba opracować spis wykorzystywanego oprogramowania oraz rodzajów posiadanych licencji: może się okazać, że nie pozwalają one na uruchamianie w chmurze bądź wymagają dodatkowych opłat za korzystanie w zwirtualizowanym środowisku.

3. Konsultacja z dostawcą

Analiza tak przygotowanych danych pozwoli oszacować, czy cel migracji do chmury może zostać zrealizowany zgodnie z oczekiwaniami. Warto w tym momencie zasięgnąć konsultacji u dostawcy usługi chmurowej: może się okazać, że dzięki doświadczeniu będzie on w stanie podpowiedzieć rozwiązania, które pozwolą jeszcze bardziej uprościć procesy, biznesowe a także lepiej je zabezpieczyć.Krzysztof Bielawski, CTO Intratela oferującego usługę One Step Cloud, potrafi przywołać wiele przykładów na rozwiązanie za pomocą chmury problemów, które na pierwszy rzut oka nie mają z usługą nic wspólnego. Jak wspomniał specjalista, dzięki jednemu z wdrożeń udało się rozwiązać problem dostępu do sieci Wi-Fi w organizacji, jako że dostarczone przez Intratel urządzenie dostępowe realizowało „przy okazji” inne potrzebne w przedsiębiorstwie funkcje.Dariusz Sobolewski podzielił się z nami z kolei swoimi doświadczeniami ze sposobów szukania odpowiedniego partnera do wdrożenia chmury.

Oczywiście internet. Wpisałem w wyszukiwarkę szukaną frazę i pojawiło się mnóstwo propozycji. Z racji tego, że zwykle lubię wyszukiwać usługi, dostawców sklepy z lokalnego rynku wpisałem „Białystok”. Lista propozycji bardzo się skurczyła, a na tej liście znalazł się Intratel. Poczytałem o firmie. Przejrzałem stronę i szukałem dalej, ponieważ wydawało mi się, że Intratel nie obsługuje tak małych firm jak nasza, a moje potrzeby to tylko zawracanie głowy. Nie znalazłem jednak innego dostawcy, który oferowałby to co mi odpowiada.

4. Sieci i łącza

Ważnym aspektem migracji, która czasem jest przez przedsiębiorstwa przeoczona, jest konieczność zapewnienia odpowiedniego łącza, zarówno pod względem przepustowości, jak i niezawodności. Ciężko jest korzystać z chmury, jeśli na przesłanie większych plików trzeba czekać zbyt długo.

5. Aspekty prawne

Pod uwagę należy wziąć także uwarunkowania prawne. Obowiązujące w Polsce przepisy zabraniają transferowania części danych za granicę, co w praktyce oznacza konieczność znalezienia dostawcy, który świadczy usługi z terenu naszego kraju.

Jakie procesy przenieść do chmury?

W zależności od potrzeb i poczynionych założeń, z chmury można korzystać tylko pomocniczo, lub na niej zbudować działanie przedsiębiorstwa.Najprostszym i wymagającym stosunkowo niewiele wysiłku jest stworzenie zewnętrznego magazynu danych. Chmura może służyć tylko jako kopia zapasowa lub główna przestrzeń na dane przedsiębiorstwa.Do postaci usługi można migrować wykorzystywane w przedsiębiorstwie serwery. Taki proces jest zazwyczaj dużo prostszy i szybszy, niż zamawianie fizycznej maszyny: jak pokazuje przykład One Step Cloud, w kilkanaście sekund można zapewnić sobie wymaganą liczbę procesorów, pamięci operacyjnej i magazynu danych.

Pozwala to przenieść do chmury aplikacje, a nawet całe systemy i środowiska wykorzystywane w przedsiębiorstwie. Jak się do tego przygotować oraz jakie można osiągnąć praktyczne rezultaty pokażemy na przykładach w następnej części poradnika.

Przedsmakiem może być krótkie podsumowanie wdrożenia dokonane przez Dariusza Sobolewskiego:

O korzyściach można mówić dużo, a samo życie wprowadza takie, o których nawet nie myśleliśmy. W związku z sytuacją pandemii w zasadzie „bezbólowo” przenieśliśmy się z biura do domu nie zmieniając środowiska naszej pracy ponieważ i w domu i w biurze pracowaliśmy i pracujemy w chmurze.

Jeśli chcielibyście wypróbować możliwość przeniesienia wybranych procesów do chmury już teraz, możecie skorzystać z promocji wprowadzonej przez Intratel: 100 zł na usługę otrzymuje się gratis.

Artykuł powstał we współpracy z firmą Intratel

Artykuł pierwotnie ukazał się na łamach ITbiznes.pl