Aż 6 na 10 pracowników – respondentów przeprowadzonego pod koniec kwietnia 2020 badania Pracuj.pl wykonywało swoje obowiązki zdalnie.7 na 10 spodziewało się się, że rola tego modelu będzie w przyszłości rosła. Tego samego zdania są właściciele firm, dlatego aktywnie badają możliwości związane z bezpiecznym przeniesieniem procesów na środowisko dostępne zdalnie.Jak to wygląda w małej firmie pod kątem czasu i kosztów? Jeden z naszych klientów zgodził się na użycie przykładu jego firmy, by lepiej objaśnić logistykę jednego z modeli osławionego „przejścia do chmury”.

O kliencie

Firma X zajmuje się pracą biurową, a jej praca w dużym uproszczeniu sprowadza się do komunikacji z klientami, instytucjami oraz wymiany między pracownikami plików tekstowych oraz arkuszy kalkulacyjnych.Pracowników jest dziesięciu, pracują w godzinach od 8 do 16. W czasie pandemii wszyscy pracowali zdalnie. Korzystają z laptopów z systemem Windows 10 Pro, dokumenty tworzą przy pomocy pakietu Microsoft Office, bez żadnych aplikacji instalowanych centralnie. Pliki przechowywane są na serwerze, nie ma jednak możliwości aby go odpowiednio zabezpieczyć (klimatyzacja, ochrona fizyczna). Dokumenty do opracowania lub konsultacji przesyłają sobie za pomocą poczty email, i to ten proces okazał się podczas pandemii najsłabszym ogniwem.

Kłopoty z łącznością i zapchana poczta

Już przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownicy narzekali na ograniczone miejsce na poczcie i słaby dostęp do plików. Kiedy wszyscy zaczęli pracować z domu, foldery poczty stały się jedynym sposobem na dotarcie do archiwalnych dokumentów bez pojawienia się w biurze. Komunikacja wyłącznie elektroniczna spowodowała przyrost ilości wiadomości, co dodatkowo pogorszyło dostęp i wydajność poczty.Firma X posiada połączenie od lokalnego dostawcy Internetu. Prędkość to ok 600 Mb / s. Stabilne. Router nie posiada możliwości zabezpieczenia VPN, więc należy go wymienić. Pracownicy w biurze są w odległych miejscach, więc potrzeba dwóch punktów rozgłaszania WI-FI.Firma posiada 2 urządzenia wielofunkcyjne (drukarki, z których chcieli drukować za pomocą wi-fi oraz, zapisywać skany na serwerze). Okablowanie było wystarczająco dobrze wykonane i zabezpieczone, ale firma nie posiada UPS-a do routera.Firma chciała przenieść także hosting (1 stronę www WordPress [informacyjna], oraz pocztę). Poczta zawierała się w ilości 10 kont pocztowych. Wielkość poczty to 30 GB danych. Firma posiadała standardowe rekordy w DNS-ie przypisane dla usług poczty/www/ftp.

Oczekiwania klienta

Bolączki związane z utrudnionym dostępem sprawiły, że klient już na wstępie miał jasno określone oczekiwania – chciał poprawić dostępność i bezpieczeństwo dokumentów. Wstępna lista brzmiała tak: Pracownicy firmy chcą posiadać możliwość pracy zdalnej z bezpiecznym dostępem do plików.Pracownicy także chcą posiadać możliwość archiwizowania poczty. W firmie konieczne jest ustalenie polityki bezpiecznych haseł, instalacji aktualizacji systemów operacyjnych.Firma nie chce kupować nowego serwera, ponieważ nie posiada odpowiednio zabezpieczonego miejsca na niego.

Jak podeszliśmy do tematu?

Klient oczekiwał przede wszystkim porządku w zasobach i bezprzerwowego działania. Ze strony sieciowej prace oparły się więc na uporządkowaniu infrastruktury i usadowieniu fizycznego sprzętu sieciowego wraz z przymocowaniem AP w odpowiednich miejscach, aby zapewnić prawidłową propagację sygnału WiFi.Jako że urządzenie router nie wspierał połączenia S2S VPN [site-to-site VPN] w nowym rozwiązaniu zaproponowano urządzenie UTM marki Fortinet FG-40F. Urządzenia te charakteryzują się kompletną ochroną styku sieci. Fortigate umożliwił konfigurację tuneli IPSec VPN do serwerowni Intratel oraz dodatkowo zapewnił dostęp do zasobów firmy pracownikom mobilnym. Dzięki możliwości integracji z kontrolerem domeny, podczas logowania SSL VPN używamy haseł oraz użytkowników domenowych.Dzięki temu możliwe było bezpieczne połączenie pomiędzy pracownikami, siecią w firmie oraz serwerem w chmurze.

Kolejne wyzwanie dotyczyło hostingu i poczty

Prace polegały na przeniesieniu domeny wraz ze stroną www. Dodatkowo firma Intratel koordynowała przeniesienie poczty (10 kont) i usytuowanie wszelkich danych pocztowych na wirtualnym serwerze w swoim centrum danych. Cała poczta znalazła się w chmurze, dostępna z każdego miejsca z połączeniem do Internetu. Szczegółowy zakres prac objął:

Klient często zaznaczał, że nie ma miejsca
ani warunków na instalację fizycznego serwera.

Utworzono więc wirtualny serwer w chmurze firmy Intratel. Na danym serwerze został zainstalowany i skonfigurowany kontroler domeny Windows AD. Serwer będzie służył do autoryzacji pracowniczej i umożliwienia administrowania dostępami do plików i instalacji oprogramowani na komputerze. Stworzenie miejsca na udostępnione pliki z odpowiednimi uprawnieniami. Ustawienie serwera wydruków. Utworzenie kont w Active Directory (AD), stworzenie skrypt logowania, struktury plików, oraz nadanie uprawnień; Podłączenie komputerów do domeny, migracja użytkowników. Dodatkowo serwer będzie pełnił funkcję automatycznej synchronizacji plików z kont użytkowników z folderów Pulpit i Dokumenty.Dzięki temu rozwiązaniu, można było nadać odpowiednie uprawnienia do folderów dla poszczególnych osób. Możliwe było także ograniczenie możliwość instalacji oprogramowania na komputerach firmowych. Wszystkie pliki pracowników są kopiowane na serwer i archiwizowane, co daje bezpieczeństwo przechowywania informacji.

Ile to kosztowało?

Zanim przejdziemy do wyceny, warto zaznaczyć, że właśnie teraz rusza dofinansowanie na cyfryzację procesów w przedsiębiorstwie np. zakup serwerów, komputerów, oprogramowania, infrastruktura sprzętowa do pracy zdalnej np. komputery, tablety, laptopy, narzędzia i licencje do komunikacji i współpracy podczas pracy zdalnej np. oprogramowanie sieciowe, narzędzia i platformy do komunikacji/połączeń, narzędzia do zarządzania zadaniami/przechowywania plików. Wszystko w związku z dostosowaniem przedsiębiorstwa do działalności w czasie pandemii COVID-19. Granty są przyznawana przez Podlaską Fundację Rozwoju Regionalnego (PFRR) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020

Najistotniejszą rzeczą jest, że Bon (grant) w wysokości dofinansowania do 90% kosztów kwalifikowanych (nie większych niż 100 tyś.) mogą otrzymać mikro przedsiębiorcy, mali przedsiębiorcy lub średni przedsiębiorcy, mający siedzibę lub prowadzący działalność gospodarczą co najmniej od 1 stycznia 2019r.

Źródło: https://bonantywirusowy.pl/
Więcej na ten temat znajdziecie w artykule Roberta Świsłockiego:

Szansa dla przedsiębiorstw na dostosowanie się
do sytuacji kryzysowej związanej z epidemią COVID-19
i nowe otwarcie po jej zakończeniu.

Poniżej przedstawiono przykładową wycenę i szczegółowy zakres poszczególnych prac. Podane ceny są cenami netto. Ceny określają wydatek jednorazowy, chyba, że określono inaczej przy cenie wraz z określeniem okresu uiszczania opłaty.

Ceny są wyłącznie poglądowe i zależą od wielu czynników w danej firmie.